回答问题前先讲一个故事。

张三和李四同时参加工作，两人资历相当，薪水相同，但不久之后张三却升了职，李四很郁闷，便去找老板。说明情况后，老板笑了笑对李四说：“李四，你去集市上看看有没有卖土豆的？”十分钟后，李四回来汇报：“陈总，今天集市上人好多呀，我转了半天，才发现只有一家卖土豆的。”老板问他：“有多少斤？”李四又跑出去，过了一会儿回来告诉老板：“有五十袋，大概400多斤吧。”“多少钱一斤？”老板接着问。李四委屈地说：“您刚才又没让我问。”老板又把张三叫来，把对李四问的问题同样跟他说了一遍。很快，张三回来了，对老板说：“今天集市上只有一户农民卖土豆，一共有50袋，差不多有400来斤，每斤八毛钱，如果按袋买的话还可以优惠，大概7毛钱就拿上了。我看了一下这些土豆的质量觉得还不错，价格也合适，所以顺便带回来一个让您看看。”

你有没有发现，张三和李四在汇报工作上确实存在差异，很明显，张三的效率更高一些。他用最短的时间回答了领导想问的问题，还准备了备选方案帮领导做决策，这样既节省他的时间也节省了老板的时间，效率高还让领导满意，这样的员工不升职谁升职！

你可能会问，那怎么样才能做到像张三那样高效的向领导汇报工作呢？其实很简单，只要完成以下四个步骤即可。

一，利用影像法提前做准备

有句俗语叫“不打无准备之仗”，准备越充分，获胜的希望就越大。运用在工作汇报上也一样。

有些人干工作很努力，可一让讲就说不出来；还有些人随随便便就去领导跟前汇报，还没说两句就让领导问的哑口无言，这些都是没有提前做准备的结果。

我们看每年奥斯卡颁奖礼上的嘉宾在致颁奖词时都是妙语如珠，一气呵成，其实这些人都在底下已经将感谢词练习了好久，并不是我们以为临场发挥出来的，可见提前做准备有多么重要。

所以，在向领导汇报工作前，最好自己找个地方事先演练一下，想一想从哪里开始说起，事情的背景是什么，重点又是什么，准备了那些方案等等。还可以在头脑里像放电影一样想象自己汇报的经过，领导会有什么样的反馈等，想象的画面越详细，实际汇报的时候发挥的就会越好。

在练习时还要注意控制时间，一般情况下，面对面的汇报最好少于5分钟，在短时间内说完最重要的内容，这就是高效的汇报。

二、先汇报结果，再汇报内容

汇报工作时最好养成先说结论，再说过程的习惯，因为领导最关心的是结果。电影《时尚女魔头》中，时尚杂志总编听安迪汇报工作时无情地打断她说：“我对你无能的细节不感兴趣。”说的就是这个意思。

在我们开头举的例子中，李四回答老板的问题时不直接说结果，反倒说自己找土豆很辛苦，这些细节和过程只有当事者本人关心，领导只有先知道结果了，才有心情听细节和过程。

如果领导听完结果后，什么都没说，就表明领导对细节不感兴趣，只知道结果就够了；如果听完结果后，表示出对过程的兴趣，此时你再挑重要的地方向领导汇报，无关的细节省略即可。

具体汇报时，想要做到高效，这几点要注意：

1、利用总分总、或总分的形式汇报

在这里“总”是指总结，也就是大概的纲领；分是指分别说明，最好把要说明的部分分为三点，比如：三种方法、三个时间、三个方面等等。

我们熟知的麦肯锡的思维方式“金字塔结构就是把内容浓缩为三点；美国商学院教授的方法也是把要点总结为3点后传达；就连乔布斯在发表演讲时，也喜欢把要说的内容归纳为3点。

2.用数字说话

数据能够将语言叙述的事实具体化、明确化、让沟通变得更加生动、高效。

比如有领导问你：“这个月工作干得怎么样？”如果你说：“还行。”那你就失去了一个表现自己的机会。

你可以这样回答：“这个月总体表现还不错，目标是100万，已经完成90万，下周还有一个客户有意向要订购咱们公司的产品，预计能签一个20万的合同。”你看，这样一说，就比“还行”这两个字效果好多了。

三、找到问题的解决办法，并制定一套以上的解决方案

对于一个职场人来说，一个最基本的认识就是：老板找你来是解决问题的，不是提问题的。提问题谁都会，但解决问题却不是人人都行，如果每件事都要领导来解决，那要我们还有什么用呢？

因此，当我们向领导汇报工作时，应该是已经找到了解决办法，并就这个办法寻求领导的指导和改进，而不是对领导说：“老板，您看这件事该怎么办？”如果这样的话，领导十有八九会说：“你问我，找你来是干什么的！”

为什么要制定一套以上的解决方案呢？这样做主要有以下好处：

首先，方案制定的多，说明你是在用心做这件事，领导都喜欢勤奋踏实的员工，当他看到你如此尽心的对待自己的工作，会对你更有好感。

其次，可以化被动为主动。假如你只准备了一套方案，而领导又不同意的话，那你就需要重做一份，这样不但心里不舒服，还要花更多的时间去完成，还不如索性一次性多花点时间再准备一套。

最后，更容易成功。虽然制定两套以上方案可能会多花一点时间，但当你呈现给领导时，领导做的就是选择题而不是填空题，这样会更容易让方案通过。

四、准备回答扩展问题

虽然多制定一套方案更容易通过，但却要面临更多的扩展问题。扩展问题是指当把方案交给领导时，领导可能还会问的那些问题。

比如领导让你组织员工出去春游，让你根据拨款做一下预算。当领导看到两种预算方案时，有可能会问：这两个地方有什么不同？为什么去这儿乘大巴去那儿还要用单位的车？行程各需要多少时间？饮料和食品由谁负责、分发？这些食物有没有同事不喜欢吃等等。

当你了解的信息越多，领导做出选择也会更容易。所以，你要把制定的每套方案的优缺点，以及带来的好处和弊端都考虑清楚，做到心中有数，这样无论领导提出什么问题你都能沉着应对，方便领导更快做出选择。

很多人把汇报工作当成一种形式，觉得可有可无，这是一种错误的认识。其实汇报工作是非常考验能力的，如果你工作汇报的好，就能让领导对你刮目相看，如果汇报的不好，领导则会觉得你是无能之人。

汇报工作真正体现了“二八原则”，一个员工在全部工作中汇报工作只占了20%，但是这20%的汇报却决定了你80%的工作效率和工作成果。

所以，每一个职场人都要学会把每一次汇报都当成展示自己能力的一次机会；让每一次高效的工作汇报，帮助你从“职场小透明”变成“不可替代者”，真正实现职场的跨越和发展。